Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche “Regolamento” oppure “GDPR”), nonché della vigente normativa di riferimento in materia di privacy e di data protection, Pica Group S.p.A., in qualità di titolare del trattamento dei dati (in seguito, per brevità, anche “Pica Group” oppure la “Società” o “Titolare”), fornisce agli utenti dell’Applicazione denominata “PICA” e/o del sito web (“APP”) di proprietà di Pica Group S.p.A (di seguito anche gli “Utenti”) alcune informazioni in merito al trattamento dei loro dati personali.

PICA è un prodotto di Pica Group S.p.A., Titolare del trattamento dei dati personali forniti dagli Utenti. Tutti i servizi forniti da PICA sono soggetti alle disposizioni incluse nei “Termini e condizioni” di utilizzo di PICA, visionabili sia all’interno dell’applicazione per smartphone sia sul sito web all’indirizzo:
www.getpica.com .

In relazione a talune specifiche attività di trattamento di cui alla presente informativa (cfr. infra), si evidenzia che Pica Group non agisce sempre in qualità di titolare del trattamento dei dati personali dell’Utente. Diversamente, in alcuni casi, Pica Group tratta i dati degli Utenti in qualità di responsabile del trattamento per conto dei propri partner commerciali, previo adempimento di
tutti gli obblighi previsti dalla normativa di riferimento applicabile. Per maggiori dettagli su tali attività di trattamento, raccomandiamo di far riferimento alle informazioni fornite dal partner che comunica agli Utenti la possibilità di accedere all’APP e di usufruire dei suoi servizi.

La presente informativa privacy si applica esclusivamente al trattamento dei dati forniti dall’Utente o altrimenti ottenuti per effetto dell’utilizzo dell’APP e/o del sito web. Eventuali siti internet, applicazioni e pagine web di terze parti che non siano direttamente riconducibili alle attività di trattamento svolte dal Titolare restano soggetti alle politiche sul trattamento di tali terze parti.

Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:
Pica Group S.p.A.
via dell’Aprica, 12
20158 Milano Italia
Tel. +39 0544 188 9362

Sede operativa:
Via XXII Ottobre 15/b
48015 Cervia (RA) Italia
E-mail: privacy@getpica.com

La Società ha nominato il proprio Data Protection Officer (“DPO”), raggiungibile all’indirizzo e-mail: dpopica@lcalex.it .

Contenuto

1.Funzionamento dell’app e/o del sito web
2.Fonti e tipologie di dati raccolti dall’app e del sito web
3.Finalità e basi giuridiche del trattamento e natura del conferimento dei dati
4.Modalità di trattamento e destinatari dei dati personali
5.Data retention
6.Diritti degli interessati
7.Modifiche a questa informativa sul trattamento dei dati personali
8.Riferimenti legali

1. Funzionamento dell’app e/o del sito web

PICA (di seguito anche “APP”) offre un servizio basato su una tecnologica sviluppata da Pica Group che consente l’abbinamento automatico di una foto scattata durante un evento al soggetto (persona fisica) fotografato e ad eventuali soggetti terzi (es. componenti del nucleo familiare) associati da quest’ultimo sotto la propria responsabilità. Qualora decidano di avvalersi del servizio, gli Utenti ricevono direttamente sul proprio smartphone, poco dopo che sono state scattate, le sole foto che li ritraggono. Gli Utenti possono quindi scegliere di visualizzare e/o acquistare gli scatti che preferiscono, condividerli sui social network e con le modalità descritte nei sovra citati “Termini e condizioni”. Si ricorda che in ogni momento l’Utente che non desidera apparire in foto “in compresenza” (ossia foto in cui è ritratto insieme ad altri partecipanti), può selezionare autonomamente dall’APP l’apposito flag “anonymize-me”, oscurando il proprio volto e/o può procedere in ogni caso alla cancellazione immediata di tutti i suoi dati (ivi incluse le immagini che
lo ritraggono) e del suo profilo utilizzando l’apposita funzionalità presente sull’APP.

2. Fonti e tipologie di dati raccolti dall’app e del sito web

I dati personali vengono acquisiti direttamente presso l’Utente in fase di registrazione dell’Utente medesimo all’APP. I dati raccolti sono quelli strettamente necessari al raggiungimento delle finalità indicate nei paragrafi che seguono, e sono:

(i) indirizzo e-mail;
(ii) immagini del ritratto e video-riprese;
(iii) categorie particolari di dati (ex art. 9 del Regolamento) quali, nello specifico, dati biometrici relativi all’immagine del volto riferibili all’interessato o a soggetti appartenenti al nucleo familiare di quest’ultimo e che siano - sotto la responsabilità dell’Utente - abbinati al profilo creato,
acquisiti mediante tecnologia di rilevazione e riconoscimento del volto; e
(iv), eventualmente, (poiché a seguito della registrazione, l’Utente potrà liberamente arricchire il proprio profilo come desidera) dati personali ulteriori di natura comune quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati per la fatturazione, indirizzo postale e numero di telefono.

Si ricorda che il servizio è riservato a persone di età pari o superiore ai diciotto (18) anni, chi si sta registrando al servizio o lo sta utilizzando, pertanto, garantisce di avere almeno diciotto (18) anni di età.

Si sottolinea che l’acquisto delle fotografie che ritraggono l’Utente avviene tramite Stripe, autonomo Titolare del trattamento, la cui Privacy Policy è disponibile al seguente link, e che i dati relativi alla carta di credito dell’Utente non saranno in nessun caso trattati dal Titolare, né saranno
oggetto di registrazione nell’APP.

3. Finalità e basi giuridiche del trattamento e natura del conferimento dei dati

I dati personali degli Utenti sono raccolti ed utilizzati esclusivamente
per le seguenti finalità:

a) delineare il profilo di autenticazione necessario per accedere all’APP e dunque consentire all’utente la registrazione alla medesima, dare esecuzione alle condizioni d’uso della presente applicazione accettate in fase di registrazione, accedere alla propria area personale, consentire la fruizione dei servizi resi dalla presente APP a seguito della registrazione, gestire eventuali richieste avanzate dall’Utente. Il conferimento dei dati è connesso all’esecuzione di un contratto e di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interrato e, dunque, il mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità da parte della Società di dare esatta esecuzione a quanto testé delineato;

b) adempiere agli obblighi previsti da disposizioni di leggi e regolamenti, oppure eseguire un ordine dell’autorità giudiziaria o di altre autorità alle quali il Titolare è soggetto. Il conferimento dei dati è un obbligo di legge ed il mancato conferimento comporta l’impossibilità da parte della Società di adempiere esattamente gli obblighi testé delineati;

c) il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare, quale la gestione e risoluzione di eventuali problematiche di natura tecnica al fine di garantire il corretto funzionamento dell’APP, nonché per la conduzione di analisi di dati aggregati circa l’utilizzo dell’APP da parte degli Utenti. Il conferimento
dei dati è facoltativo e il mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità da parte della Società di perseguire i propri legittimi interessi;

d) consentire al Titolare di contattare gli Utenti per l’invio di comunicazioni individuali, esclusivamente tramite e-mail, di carattere informativo e promozionale, sulla base del rapporto contrattuale già instaurato con lo stesso, e inerenti prodotti e/o servizi della medesima tipologia rispetto a quelli oggetto della vendita (c.d. Soft Spam), conformemente a quanto previsto dall’art. 130, co. 4, del d.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii, salvo opposizione. I dati – e in particolare l’indirizzo e-mail rilasciato in sede di registrazione di un’utenza all’APP – potranno altresì essere trattati dal Titolare per inviare in un lasso temporale determinato e limitato agli Utenti, sia per coloro i quali abbiano completato l’acquisto e a cui siano state consegnate le foto, sia per coloro i quali non abbiano ancora acquistato le foto, tramite canali digitali (quali, ad esempio e-mail o messaggi via APP) comunicazioni di marketing, aventi carattere pubblicitario, informativo e promozionale dei prodotti e servizi offerti dalla Società. La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse della Società al fornire un servizio di aggiornamento sui propri prodotti e attività verso gli Utenti che risulti il più possibile accurato e conforme alle aspettative dell’interessato e nel mantenere e rafforzare le relazioni umane e professionali instaurate con gli Utenti. Legittimo interesse che, stante la ragionevole aspettativa dell’interessato e l’interesse costituzionalmente garantito alla libera iniziativa economica, è da ritenersi prevalente e non risulta pregiudicare i diritti e le libertà degli Utenti. L’interessato può, in ogni momento, opporsi all’invio di tali comunicazioni tramite l’apposito link per la disiscrizione “unsubscribe” presente in calce a tutte le comunicazioni inviate via e-mail, o contattando il Titolare agli indirizzi presenti nel paragrafo 6 che segue. Il conferimento dei Dati è
facoltativo, un eventuale rifiuto avrà come conseguenza l’impossibilità, anche solo parziale, di perseguire tale finalità.
e) per usufruire del servizio di riconoscimento facciale e ritrovare le proprie foto scattate dai fotografi incaricati da Pica o da terzi in occasione di eventi specifici (“Eventi”) organizzati da società terze (gli “Organizzatori”). Per usufruire di tale servizio, l’Utente dovrà fornire una fotografia del suo volto (“Selfie”) tramite il proprio dispositivo. Il trattamento dei dati effettuato per le finalità in commento implica l’acquisizione di categorie particolari di dati (come definiti all’art. 9 del
Regolamento), i.e. dei di dati biometrici a riferibili agli Utenti, così come definiti dall’articolo 4, paragrafo 1, n. 14, del GDPR, mediante l’utilizzo di tecnologie di rilevazione e riconoscimento del volto, al fine di poter mettere a disposizione degli Utenti stessi, appunto, il materiale multimediale ad essi
riferibile. La base giuridica del trattamento in oggetto è l’esplicito consenso prestato al momento del caricamento del Selfie, secondo quanto previsto dall’art. 9, para. 2, lett. a) del GDPR. Il conferimento dei dati personali per tale finalità è facoltativo. Un eventuale rifiuto di tale conferimento comporterà l’impossibilità per il Titolare di erogare a favore dell’Utente il servizio di matching descritto. In relazione alle attività di trattamento per le finalità di cui alla lettera g) che precede, a seconda dei casi e delle circostanze nelle quali i dati degli Utenti sono raccolti, la Società tratta i dati degli Utenti in qualità di titolare del trattamento ovvero di responsabile del trattamento. In particolare, la Società agisce come titolare del trattamento esclusivamente nel caso in cui le foto siano vendute all’Utente direttamente da Pica. In tutti gli altri casi, (quali, ad esempio, Eventi con foto rese gratuitamente all’Utente da Pica per conto degli Organizzatori) la Società tratterà i dati degli Utenti
esclusivamente per fornire il servizio messo a disposizione dai propri partner titolari del trattamento.

4. Modalità di trattamento e destinatari dei dati personali

I dati personali degli Utenti saranno trattati sia su supporto cartaceo sia mediante strumenti elettronici, tra cui tecniche di computer-vision e algoritmi per effettuare lo scontorno automatico di oggetti e persone, nonché per identificare la posizione e la bounding box dei volti dei soggetti, adottando le opportune misure di sicurezza volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei dati personali.

I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione; non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella
della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento di obblighi di legge, i dati personali dell’interessato potranno essere conosciuti, esclusivamente per le finalità sopra elencate, oltre che dal Titolare, anche dai seguenti destinatari:

• soggetti che supportano o assistono il Titolare nelle attività di gestione ed erogazione dei servizi offerti tramite l’APP, vincolati da specifici obblighi di riservatezza, quali, a titolo esemplificativo: fornitori di servizi informatici per la gestione di database anche di contatti e di e-mail, provider di servizi digitali e informatici che rendono assistenza tecnica alla Società, intermediari bancari e finanziari, e ove necessario, dietro esplicito consenso dell’Utente, a partner commerciali selezionati con cui la Società collabora a stretto contatto;

• le autorità in genere, amministrazioni, enti e organismi pubblici, tribunali e altre pubbliche amministrazioni, sia nazionali che esteri, nonché soggetti, anche privati, legittimati a richiedere i dati (come, ad esempio, consulenti contabili o consulenti legali).

I soggetti sopra elencati agiranno, a seconda dei casi, come responsabili del trattamento per conto della Società oppure come autonomi titolari del trattamento nell’ambito del perseguimento delle finalità di cui alla presente.

Potranno avere accesso ai database collegati all’APP alcuni dipendenti della Società specificamente individuati e istruititi, e debitamente designati come soggetti autorizzati ai sensi dell’articolo 29 del GDPR.

I dati personali verranno trattati e conservati all’interno dell’Unione Europea. In caso di eventuali trattamenti di dati personali effettuati in Paesi Terzi, gli stessi avverranno a seguito di comunicazione agli Utenti ed esclusivamente previa adozione di adeguate garanzie, come previsto dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

5. Data retention

Nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, i dati non saranno conservati per periodi più lunghi rispetto a quelli indispensabili alla realizzazione delle finalità sopra indicate, salvo obblighi di legge.

Nello specifico, i dati trattati per la finalità di cui alla lettera a) - registrazione da parte dell’Utente all’APP e fruire dei servizi resi dalla presente APP a seguito della registrazione, verranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per il periodo di prescrizione ordinario pari a 10 anni previsto dalle disposizioni normative applicabili.

I dati trattati per l’adempimento di obblighi di legge cui è soggetto il Titolare di cui alla lettera b), vengono conservati per la durata prevista dalla legge.
Nel caso di trattamento di dati per la corretta manutenzione e funzionamento dell’APP di cui alla lettera c), saranno conservati fino a che saranno necessari a risolvere eventuali bug e malfunzionamenti dell’APP, nonché per tutto il tempo previsto dalle normative di legge a cui il Titolare deve attenersi.

I dati trattati per la finalità di cui alla lettera d) - invio di comunicazioni commerciali sulla base del legittimo interesse del Titolare (ivi incluso il c.d. Soft Spam per gli Utenti che abbiano già acquistato le foto), saranno conservati fino alla richiesta di opt-out da parte dell’Utente, esercitabile per mezzo dei contatti messi a disposizione del Titolare o tramite il tasto “unsubscribe” presente in ciascuna comunicazione inviata a quest’ultimo, e in ogni caso per un periodo massimo di 24 mesi dalla conclusione del processamento delle foto relative al singolo evento.

I dati trattati per finalità di marketing di terze parti di cui alla lettera e), previo consenso degli Utenti, saranno conservati fino alla richiesta di opt-out da parte dell’Utente o per un periodo di 24 mesi dalla data del rilascio del consenso.

I dati trattati per la cessione dei dati a società terze di cui alla lettera f), saranno conservati per un periodo di tempo necessario a consentire tecnicamente il corretto trasferimento dei dati alle terze parti e successivamente secondo quanto disciplinato nelle informative che verranno rilasciate da ciascun titolare.

Al termine di tali trattamenti, i dati saranno definitivamente cancellati o irreversibilmente anonimizzati all’interno dei sistemi informatici e degli, eventuali, archivi cartacei del Titolare.
 I dati biometrici sopra contemplati (i.e. le fotografie che ritraggono il volto dell’Utente che accetta di
usufruire del servizio di matching) per il perseguimento della finalità di cui alla lettera g), verranno trattati per il solo tempo necessario per consentire il ritrovamento di altre foto riconducibili all’Utente scattate durante gli Eventi e non verranno in alcun modo conservati ulteriormente.

In particolare, il Selfie verrà eliminato immediatamente, ad eccezione di quelli relativi a soggetti terzi associati all’Utente che rimarranno disponibili in una sezione dedicata della propria area personale per permettere all’Utente di riconoscere chi ha già abbinato al proprio profilo. I vettori del Selfie sono conservati per il tempo strettamente necessario al riconoscimento dell’Utente e
successivamente cancellati.

In relazione alle foto acquistate dall’Utente, tali foto saranno conservate per tutta la durata della registrazione dell’Utente all’APP. Le foto non acquistate dall’Utente saranno invece conservate fino ad un massimo di 24 mesi dalla conclusione dell’evento e/o dalla conclusione del processamento delle fotografie, stante il legittimo interesse di Pica di libera iniziativa economica e la ragionevole aspettativa del partecipante a ritrovare le foto relative ad eventi passati a cui ha partecipato in un lasso temporale ridotto (es. la precedente edizione di un evento cui l’utente ha preso parte).

Qualora le fotografie scattate agli interessati in occasione degli Eventi vengano rese a questi ultimi a titolo gratuito, e Pica agisca in qualità di responsabile del trattamento, quest’ultima si uniformerà alle istruzioni impartite dagli Organizzatori sul periodo di conservazione per permettere agli Utenti di accedere alle foto degli Eventi e/o di procedere alla cancellazione delle foto dall’APP (in tal caso, previa comunicazione fornita all’Utente).

6. Diritti degli interessati

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto, in qualunque momento e in presenza dei presupposti richiesti ex lege, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine,
verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione (ex artt. 15 e ss. GDPR).
Ai sensi delle medesime previsioni normative si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, la limitazione del trattamento nei casi previsti ex lege, il diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento
automatizzato, nonché, sempre nei casi ex lege previsti, di opporsi, per motivi legittimi, al loro trattamento e di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che riguardano gli Utenti interessati, così come previsto dal Regolamento.
 I soggetti interessati potranno inoltre revocare il consenso eventualmente prestato in relazione a specifiche finalità di trattamento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca del consenso.

Le richieste vanno rivolte:
• a mezzo posta cartacea tradizionale all’indirizzo della Pica Group S.p.A.
• a mezzo e-mail, all’indirizzo: privacy@getpica.com

In ogni caso i soggetti interessati avranno sempre diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritengano che il trattamento dei loro dati sia non conforme alla normativa vigente.

7. Modifiche a questa informativa sul trattamento dei dati personali

Il Titolare si riserva il diritto di apportare alla presente informativa sul trattamento dei dati personali tutte le modifiche e gli aggiornamenti ritenuti opportuni o resi obbligatori dalle norme vigenti, a propria esclusiva discrezione ed in qualunque momento. In tali occasioni gli Utenti saranno opportunamente informati delle modifiche apportate.

8. Riferimenti legali

Avviso agli Utenti europei: la presente informativa privacy è redatta in adempimento degli obblighi previsti dagli artt. 13 e 14 del GDPR. Questa informativa privacy è esclusivamente riferibile all’applicazione “PICA” ed al sito www.getpica.com.

Per maggiori informazioni puoi contattare il Titolare del trattamento:

Pica Group S.p.A.
via dell’Aprica, 12
20158 Milano Italia
Tel. +39 0544 188 9362

Sede operativa:
Via XXII Ottobre 15/b
48015 Cervia (RA) Italia
privacy@getpica.com